par Mettant fin aux barrières concernant la mobilité, l’inflation de l’information et le travail à distance, la dématérialisation des documents apporte de multiples avantages. Entre sécurité des données, réduction des coûts et optimisation du travail, les entreprises ont uniquement à trouver la stratégie la mieux adaptée pour numériser leurs informations.
Une solution bénéfique pour les entreprises et l’environnement
La dématérialisation de documents, c’est la transformation des informations sur papier en format numérique. Cette étape est primordiale pour faciliter les échanges ou pour conserver des données. Loin de se résumer à une simple numérisation d’une information, la digitalisation des supports physiques simplifie la gestion, le traitement, la conservation et l’archivage des données. C’est le cas notamment des bulletins de paie, des factures, des bons de livraison ou de commande, des documents administratifs, des contrats, etc.
Selon la loi du 13 mars 2000, les documents au format numérique ont une valeur identique à celle de ceux originaux au format papier. Ainsi, les sociétés ont le droit de numériser et d’archiver leurs données en format électronique. Les documents natifs électroniques qui ont, quant à eux, été créés directement sur des supports digitaux doivent être dotés d’un certificat de scellement pour être conformes. Bénéfique pour la préservation de l’environnement, une telle solution permet d’ailleurs de diminuer la consommation de cartouches d’encre ainsi que de papiers pour imprimer des documents. Pour une meilleure protection de l’environnement, les entreprises peuvent de même se servir des versos des papiers non imprimés comme brouillons avant de les jeter.
Optimisation du travail et sécurité des données
Permettant d’optimiser le temps de travail des salariés, la dématérialisation vise à diminuer le temps de traitement des dossiers, notamment entre les services commercial et marketing. Les collaborateurs peuvent alors profiter d’une recherche intuitive et fluide, ce qui contribue à augmenter leur productivité. Les activités coordonnées sont, en effet, accélérées, tandis que les employés et les décideurs ont accès à un historique révélant le nom des personnes qui ont effectué des actions précises. Cette solution est également avantageuse pour sécuriser les échanges, car elle permet de stocker les documents comptables sous la forme électronique. Pour cela, toute entreprise peut recourir à un outil facilitant la signature électronique des documents et l’authentification de l’identité du signataire. Elle peut aussi utiliser un coffre-fort numérique visant à donner une valeur légale et à sécuriser les informations.
En plus de simplifier l’archivage et le stockage des données, la digitalisation permet également de réduire les coûts liés notamment aux déplacements de l’expert-comptable, des fournisseurs, des clients, etc. Tous les documents, tels que les factures, les documents comptables et de travail, sont désormais accessibles en ligne, facilitant ainsi la coordination des activités. Profitant d’un certain confort, une partie du personnel peut recourir au télétravail. Sur le plan logistique, les sociétés gagnent d’ailleurs de l’espace, tandis que celles qui sont obligées de louer des espaces de stockage peuvent faire des économies. Afin de gagner du temps et se concentrer sur leurs activités, les entrepreneurs peuvent faire appel aux services d’un fournisseur de solutions de dématérialisation comme Dpii-Telecom.
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